Govaka aan het woord

Kurt Janssens vertelt

Govaka aan het woord

 Aan het woord, Kurt Janssens, directeur van de Belgische reisspecialist Govaka, specialist in wandel-, fiets-, cultuur- en kampeerreizen: “Wij kwamen in mei 2018 bij 1TIS terecht in de zoektocht naar een goede opvolger van het software programma WinnR.  

Belangrijk voor ons in deze zoektocht was de integratie van de website (sales) met de backoffice verwerkingssoftware en een doorgedreven automatisering van het boekingsproces.  Met 1TIS vonden we een partner die, voor een betaalbaar licentietarief, ons dit systeem kon aanbieden.  En zo belandden we in dit Belgisch-Nederlands avontuur. 

We zochten ook een softwarepakket dat meegaat met de evolutie op de reismarkt en steeds streeft naar de meest efficiënte weg voor de gebruikers.  En dat vonden we in GRIP, het softwaresysteem van 1TIS.  1TIS staat nooit stil, er worden regelmatig updates gelanceerd.  Soms updates waar wij niets mee hebben, omdat ze niet van toepassing zijn op onze praktijk.  Maar vaak wel updates die interessant voor onze dagelijkse praktijk zijn.

De software helpt ons met name bij het vermijden van dubbel werk; reizen worden maar 1 keer aangemaakt voor zowel front-als backoffice. Door de automatische processen nemen ook de handmatige werkzaamheden drastisch af. 

En een groot voordeel is, dat het systeem in een goede betalingsopvolging voorziet, waardoor er geen updates vanuit de boekhouding meer nodig zijn.

 Mijn advies aan andere toekomstige gebruikers over de software van 1TIS, is dat er heel veel mogelijk is, dat is geweldig, maar vele mogelijkheden maken het soms ook complex.  Op voorhand goed nadenken over welke type reizen je wilt aanbieden, hoe je deze reizen wilt promoten op je website en op welke manier je het boekingsproces wilt laten verlopen is zeer belangrijk. Hoe beter je van te voren nadenkt over bovenstaande, hoe beter je softwarepakket kan worden ingericht.

De Nederlandse BTW-wetgeving is anders dan de Belgische en dat was even puzzelen hoe we dit proces in GRIP op een correcte manier konden inrichten.  Zeker een belangrijk aandachtspunt.

De voordelen die wij hebben behaald, door de inzet van het backoffice systeem van 1TIS zijn divers. 

Wij komen vanuit een tijdperk waar de inschrijvingen via de website nog handmatig werden overgetypt in het backoffice programma WinnR en nadien alle communicatie met de klant handmatig en op papier verliep.  Met GRIP hebben we een grote stap in digitalisering en automatisering gezet. Een boeking op de website rolt automatisch de backoffice binnen en na goedkeuring door een medewerker, rollen de bestelbon en saldofactuur automatisch uit het systeem.  Eventuele mailcommunicatie met de klant wordt opgeslagen in het boekings dossier.  Via een koppeling met Exact Online kunnen we in GRIP ook  de betalingen van de klanten opvolgen en signaleert GRIP welke klanten nog niet betaald hebben.  En we hebben nu ook via GRIP de mogelijkheid om via Visa/Mastercard/Bancontact te betalen. 

Wat wij heel positief vinden is dat er een community is met andere gebruikers. Als gebruiker heb je natuurlijk door het gebruik zelf ook een aantal ideeën over mogelijke verbeteringen aan het systeem.  Je kunt deze ideeën altijd doorgeven. De medewerkers van 1TIS gaan met alle input van de gebruikers aan de slag om GRIP nog beter te maken.  Vele verbeteringen behoren gewoon tot de licentie en hoef je niet extra voor bij te betalen. Voor een kleine reisorganisatie als de onze zijn de budgetten voor IT zeer beperkt en is dit dus zeker een meevaller.”

2/09/2020 - door 1TIS