Travel Managers & Travel Performance

Trends

Ooit was er een tijd, waarin men voorspelde dat video conferencing een vervangmiddel zou zijn voor business travel. Vandaag weten we beter: wereldwijd spenderen werkgevers meer dan 3 miljard dollar aan business travel – per dag. De uitgaven voor reizen vormen voor vele bedrijven hun tweede belangrijkste overhead kostenpost, na salarissen!

Conservatieve schattingen leren ons dat reisuitgaven ongeveer 10% van de budgetten van bedrijven opslorpen. Lijkt het dan geen goede zaak om af en toe eens stil te staan en te kijken hoe we de ervaring kunnen verbeteren en betere waarde krijgen voor elke dollar of euro die er gespendeerd wordt?

Reizigers omarmen alle technologische mogelijkheden die hen helpen om een betere, naadloze en meer gepersonaliseerde reiservaring te krijgen. Travel managers staan steeds meer onder druk: enerzijds moeten zij voldoen aan deze veeleisende reiziger, maar anderzijds moeten zij ook de bedrijfsobjectieven behalen. Dus: wat is “travel performance” en hoe kunnen travel managers de “return on trip” verhogen, en tegelijkertijd de kosten onder controle houden?

Een betere business travel ervaring gekoppeld aan een maximale “return on trip” in termen van productiviteit

Een nieuwe generatie reizigers drukt nieuwe gewoontes en prioriteiten door. Millennials behoren al tot de meest frequente business travellers, en ze eisen meer flexibiliteit en mobiele technologie. Millennials vragen deze zaken van hun bedrijf, op dezelfde manier als ze het vragen als consument. Het resultaat is het groeiende “bleisure” fenomeen: het combineren van professionele trips met persoonlijke reiservaringen. Dit kan gebeuren zonder extra bedrijfskosten: het organiseren van een reis van presentatie naar paleis of van bijeenkomst naar de bergen is iets, wat steeds vaker gebeurt.

De business traveller in staat stellen zelf de reisplannen te managen

Medewerkers maken permanent gebruik van hun mobiele telefoons. Travel managers moeten hier op inspelen door ervoor te zorgen dat de reizigers hun eigen trips kunnen managen, met de hulp van mobiele apps.

Medewerkers in staat stellen om hun eigen reisplannen te maken, met live chats met reisagenten en real time alerts, helpt hen om in contact te blijven terwijl de gesprekken met de TMC’s in tijd verminderen. Dit zorgt voor een reductie van de TMC service kosten. Het is echter cruciaal dat de reiziger zich bewust is van de beschikbare hulpmiddelen. Bedrijven moeten een duidelijke policy hebben over preferred suppliers en boekingskanalen.

Besparingen realiseren met een hoge waarde

Eén van de meest geciteerde redenen waarom reizigers ervoor kiezen om buiten de bedrijfspolicy te boeken, is “convenience”.

Met de smartphone 24/7 bij  de hand, heeft elke reizigers heel veel boekingskanalen beschikbaar. Dat leidt tot een stijging van de “out of policy” boekingen. Die boekingen kosten duizenden dollars of euro’s jaar na jaar, en zijn vandaag één van de belangrijkste uitdagingen in business travel. Stijgende kosten en groeiende inefficiëntie zijn het gevolg.

Het traditionele corporate travel proces focust vooral op de boeking, niet zozeer op de end-to-end reiservaring. Dit traditionele proces gaat voorbij aan een aantal vitale elementen zoals policy, approval, messaging, communicatie en het belangrijke duty of care. Dit betekent dat een geavanceerd travel management platform vitaal is. Een naadloos end-to-end platform, met onder andere pre-trip communicatie, de boeking, autorisatie, messaging, cost centrum toewijzing etc., geeft de juiste tools aan de reizigers om hun trip te plannen. Het geeft ook de juiste vrijheid, terwijl er gewezen wordt de policy-prioriteiten van het bedrijf – en de voordelen daarvan!

Door ervoor te zorgen dat alles 100% binnen het platform blijft, onafhankelijk of het gaat om self-service, service door een agent of een mix van de twee, kan het TMC model evolueren en weggaan van het oude offline/online model.

Geïntegreerde betalingsmodellen zorgen voor grotere efficiëntie

GBTA’s Travel manager 2020 rapport suggereert dat “66% van de travel managers verwachten dat alternatieve technologische betalingsvormen een hogere prioriteit zullen krijgen in de komende 3 tot 5 jaren”.

Virtuele betalingen, die zorgen voor geautomatiseerde reconciliatie en betere controle, compliance en veiligheid, is een andere groeizone om als travel manager te bestuderen. Elke kaart heeft een virtueel toegewezen nummer. Werknemers kunnen alleen maar uitgaven via deze keert regelen in wel bepaalde periodes. Virtuele kaarten zorgen voor automatische opvolging, worden universeel aanvaard en reduceren op drastische manier het aantal kaarten dat gestolen of verloren wordt, en maken fraude veel moeilijker.

The Power of the Platform

Net zoals in vele industrietakken die te maken hadden met disruptie in de recente jaren, zorgen de veranderingen binnen corporate travel voor bedreigingen, maar ook voor opportuniteiten voor travel managers. Een naadloos end-to-end corporate travel platform met een scala aan app-powered workflows voor de “ervaring eerst” reiziger is de toekomst van corporate travel.

 

21/11/2017 - door Travelport Belgium