Dit is, ook op vlak van events, een mooi jaar aan het worden. Er staan in 2024 meer evenementen op de agenda dan voor de pandemie. Dat brengt spanning op de lijn: de prijzen gaan de hoogte in, maar ook de restricties van hotels over timing en release van afgeblokte kamers, worden deze dagen zeer streng toegepast. Het is voor organisatoren vaak een bron van stress: enerzijds is er ook in inschrijvingen voor events door deelnemers een “last minute” trend, anderzijds wil je niet met lege en betaalde kamers blijven zitten.

Het was maar een kwestie van tijd, voor een nieuwe start up dit probleem zou proberen op te lossen.

Enter RoomRite.

RoomRite helpt de vergader- en evenementenbranche om de geschatte $ 21 miljard aan boetes voor het niet invullen van hotelkamers per jaar te beperken. In plaats van dure vergoedingen te betalen voor het niet vullen van hun gecontracteerde kamerblok, kunnen vergader- en evenementprofessionals nu hun overtollige hotelkamers aanbieden op RoomRite's eigen doorverkoopmarktplaats, waar andere groepen de beschikbare kamers kunnen boeken tegen het gecontracteerde tarief van de grotere groep. Verkopers verminderen hun financiële aansprakelijkheid, terwijl kopers tarieven en kamers ontvangen die elders niet beschikbaar zijn. En het hotel moet geen moelijke discussie aangaan over boetes met een goede klant.

Dit is een zegen voor organisatoren van grote events: ze kunnen de inschrijvingen langer open houden, wetend dat de eventuele “lege kamers” via RoomRite weer kunnen aangeboden worden op de markt.

Hoteliers kijken soms met gemengde gevoelens naar dit initiatief. Logisch, want ze kunnen een oude “truc van de foor” niet meer toepassen: kamers, die reeds betaald zijn maar door de organisatoren niet gevuld worden kunnen niet meer door het hotel op de markt worden verkocht, aan een zeer lage (want de kamer was reeds betaald) prijs. Zeg met niet dat dit nooit gebeurt – ik weet beter.

De komst van spelers als RoomRite, die ervoor kiezen om een specifieke problematiek aan te pakken, zocht voor meer transparantie in de B2B wereld, en vermindert de combinatie van frictie en vervolgens niet helemààl eerlijke praktijken. Dat is een goede zaak.

Afhankelijk van de grootte van het kamerblok en het verloopniveau, kunnen professionals in vergaderingen en evenementen soms tot $250.000 uitgeven aan lege hotelkamers. Door deze lege kamers op voorhand door te verkopen op een marktplaats, kunnen professionals in vergaderingen en evenementen hun financiële exposure beperken.

Groepen die hotelaccommodaties willen boeken met slechts een paar maanden van tevoren, hebben beperkte of zeer dure opties. RoomRite brengt kamers terug op de markt, waardoor kleinere groepen toegang krijgen tot hotels, markten en tarieven die nergens anders beschikbaar zijn.

Kameruitval is ook een pijnpunt voor hotels. Hotels verliezen vaak zakelijke relaties door de kosten van kameruitval. Door hun klanten de mogelijkheid te geven om hun overtollige kamers door te verkopen, hoeven hotels niet zo vaak of zo veel boetes te innen als nu het geval is, waardoor de kans toeneemt dat ze hun bestaande klanten behouden.

RoomRite vult ook gratis de overtollige kamers voor het hotel, wat niet alleen het directe probleem oplost, maar het hotel helpt toekomstige zakelijke kansen te ontwikkelen met de nieuwe groep die RoomRite heeft aangebracht. Kortom: iedereen wint.

RoomRite rekent de verkopende partij 15% aan van de verkochte kamers op hun marktplaats. Bijvoorbeeld, in plaats van een hotel $10.000 aan uitvalkosten verschuldigd te zijn, betaalt hij RoomRite $1.500 en is hij het hotel niets verschuldigd, wat de evenementprofessional in totaal $8.500 bespaart.

Ik zie wel toekomst voor spelers als RoomRite.